Informační povinnost podle čl. 13 GDPR
Ochrana vašich osobních údajů je pro nás velmi důležitá. Vaše osobní údaje (zkráceně „údaje“) proto zpracováváme výhradně na základě zákonných ustanovení. Tímto prohlášením o ochraně osobních údajů vám chceme poskytnout detailní informace o zpracování vašich údajů v naší společnosti a o nárocích a právech na ochranu osobních údajů, na které máte nárok v souladu s čl. 13 evropského nařízení o ochraně osobních údajů (EU GDPR).
1. Kdo je zodpovědný za zpracování údajů a na koho se můžete obrátit?
Zodpovědná je
DEHN s.r.o.
Pod Višňovkou 1661/33
140 00 Praha 4 - Krč
E-mail: [email protected]
Tel.: 222 998 880 (-881, -882)
Pověřenec pro ochranu dat společnosti je
Christian Volkmer
Projekt 29 GmbH & Co. KG
Ostengasse 14
93047 Regensburg
E-mail: [email protected]
Tel.: 0941-2986930
2. Jaké údaje jsou zpracovávány a z jakých zdrojů pocházejí?
Údaje zpracováváme na základě souhlasu, a to ty, které jsme od vás obdrželi při uzavírání nebo plnění smlouvy nebo v rámci vaší žádosti o zaměstnání nebo pracovního poměru u nás.
Mezi osobní údaje patří:
Vaše základní/kontaktní údaje, u zákazníků např. jméno a příjmení, adresa, kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo, fax), bankovní údaje.
U uchazečů o zaměstnání a zaměstnanců se jedná např. o jméno a příjmení, adresu, kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo, fax), datum narození, údaje z životopisu a referencí od zaměstnavatelů, bankovní údaje, náboženskou příslušnost a obrazové záznamy.
U obchodních partnerů se jedná např. o jméno jejich právního zástupce, název firmy, IČO, DIČ, číslo závodu, adresu, údaje kontaktní osoby (e-mailová adresa, telefonní číslo, fax), bankovní údaje.
U návštěvníků naší společnosti je to jméno a podpis.
U novinářů se jedná o jméno a příjmení, e-mailovou adresu a faxové číslo.
U účastníků výherních soutěží se jedná o jméno, příjmení a e-mailovou adresu.
V oblasti průzkumu uživatelských zkušeností – User Experience Research se pravidelně provádějí rozhovory, uživatelské testy a terénní průzkumy s cílem určit potřeby a problémy uživatelů.
Získané poznatky jsou využívány při vývoji produktů (digitálních služeb) k nalezení vhodných řešení problémů uživatelů. Testovanými osobami mohou být nejen zákazníci společnosti DEHN, ale i ti, kteří nejsou zákazníky této společnosti. Za tímto účelem evidujeme jméno a kontaktní údaje (adresu, telefonní číslo, e-mailovou adresu) testovaných osob, abychom je mohli kontaktovat. Při samotném vyhodnocování se nepoužívají osobní údaje. Rozhovory, uživatelské testy nebo terénní průzkumy se nahrávají, aby bylo možné je později přepsat. Nevyhodnocují se žádné osobní údaje.
Pro účastníky telefonických a videokonferencí přes MS Teams to představuje údaje o uživateli, jako je například zobrazované jméno („Display name“), případně e-mailová adresa, profilový obrázek (volitelný), preferovaný jazyk, metadata schůzky, jako je například datum, čas, ID schůzky, telefonní čísla, údaje o poloze, textová, zvuková a video data
Kromě toho zpracováváme také tyto další osobní údaje:
- informace o povaze a obsahu údajů ve smlouvách, objednávkách, údajích o obratu a dokladech, zákaznické a dodavatelské historii a poradenských dokumentech,
- reklamní a prodejní údaje,
- informace z vašeho elektronického styku s námi (např. IP adresa, přihlašovací údaje),
- další údaje, které jsme od vás obdrželi v rámci našeho obchodního vztahu (např. při rozhovoru se zákazníky),
- údaje, které sami vygenerujeme z kontaktních údajů a dalších údajů, např. prostřednictvím analýz poptávky a potenciálu zákazníků,
- dokumentace vašeho souhlasu se zasíláním např. newsletterů,
- fotografie pořízené v rámci akcí.
3. Pro jaké účely a na jakém právním základě jsou údaje zpracovávány?
Vaše údaje zpracováváme v souladu s ustanovením obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) a spolkového zákona o ochraně osobních údajů z roku 2018 v platném znění:
- za účelem plnění (před)smluvních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR):
Zpracování vašich údajů za účelem realizace smluv probíhá online nebo na jedné z našich poboček, pro účely související s realizací smluv vašich zaměstnanců s naší společností při zohlednění §26 BDSG. Údaje jsou zpracovávány zejména při zahájení spolupráce a při vyřizování smluv, které s vámi uzavřeme. - za účelem plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR):
Zpracování vašich údajů je nezbytné pro účely plnění různých právních povinností, např. z obchodního zákoníku nebo daňového řádu. - za účelem ochrany oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR):
Na základě vyvážení zájmů mohou být údaje zpracovány nad rámec toho, co je nezbytné pro samotné plnění smlouvy, abychom chránili oprávněné zájmy nás nebo třetích stran. Za účelem ochrany oprávněných zájmů jsou údaje zpracovávány například v těchto případech:- reklama nebo marketing (viz č. 4),
- opatření pro řízení podniku a další rozvoj služeb a produktů,
- vedení databáze zákazníků v rámci celého koncernu za účelem zlepšení zákaznických služeb,
- v rámci soudního řízení,
- zasílání informací a tiskových zpráv nepodporujících prodej
- Efektivní organizace schůzek a poskytování servisních služeb prostřednictvím telefonie.
- v rámci vašeho souhlasu (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR):
Pokud jste nám udělili souhlas se zpracováním svých údajů, např. za účelem zasílání našich newsletterů, zveřejňování fotografií, jako účastník testu nebo výherních soutěží atd.
Pokud jste nám k tomu udělili souhlas, bude rovněž ze schůzek a telefonických hovorů pořizován záznam. Tato skutečnost vám však bude transparentně sdělena.
4. Zpracování osobních údajů pro marketingové účely
Proti použití vašich osobních údajů pro marketingové účely můžete kdykoliv vznést námitku, a to jak obecně, tak proti jednotlivým způsobům použití, aniž byste museli vynaložit jakékoliv jiné náklady než náklady na přenos dle základního tarifu.
Na základě zákonných podmínek § 7 odst. 3 zákona o nekalé soutěži jsme oprávněni používat e-mailovou adresu, kterou nám poskytnete při uzavírání smlouvy, pro účely přímého marketingu týkajícího se našeho vlastního obdobného zboží nebo služeb. Doporučení těchto výrobků vám budeme zasílat bez ohledu na to, zda jste se přihlásili k odběru newsletteru.
Pokud od nás žádná z těchto doporučení prostřednictvím e-mailu dostávat nechcete, můžete kdykoliv vznést námitku proti používání vaší adresy k tomuto účelu, aniž byste museli vynaložit jakékoliv jiné náklady než náklady na přenos dle základního tarifu. Pro tento účel je dostačující zpráva v textové podobě. V každém e-mailu je samozřejmě vždy uveden odkaz pro odhlášení.
5. Kdo získává moje údaje?
I v případech, kdy jako zpracovatele údajů využijeme poskytovatele služeb, neseme stále odpovědnost za ochranu vašich osobních údajů. Všichni zpracovatelé údajů jsou vázáni smluvní povinností zachovávat důvěrnost vašich údajů a zpracovávat je pouze v rámci poskytované služby. Pověření zpracovatelé obdrží vaše údaje tehdy, když to bude nutné k poskytnutí příslušné služby. Patří sem např. poskytovatelé IT služeb, které potřebujeme k provozování a zabezpečení našich IT systémů, a také rozesílatelé reklamních sdělení a subjekty nabízející seznamy adresátů pro přímý marketing za účelem interních marketingových kampaní.
Vaše údaje jsou zpracovávány v naší databázi zákazníků. Databáze zákazníků nám pomáhá zvyšovat kvalitu stávajících údajů o zákaznících (odstraňuje duplicity, označuje zákazníky, kteří se přestěhovali nebo zemřeli, opravuje adresy) a obohacuje je o údaje získané z veřejně dostupných zdrojů.
V případě, že to je nutné pro plnění smlouvy, jsou tyto údaje zpřístupněny ostatním členům koncernu. Údaje o zákaznících jsou uloženy odděleně podle jednotlivých společností, přičemž naše mateřská společnost působí jako poskytovatel služeb pro jednotlivé zúčastněné společnosti.
Pokud k tomu existuje zákonný požadavek nebo v souvislosti se soudním stíháním, jsou k získání vašich údajů oprávněny také úřady, soudy a externí auditoři.
Vaše osobní údaje mohou pro účely uzavírání smluv a jejich plnění dále získat pojišťovny, banky, úvěrové agentury a poskytovatelé služeb.
6. Zpracování údajů mimo Evropskou unii
Ke zpracování údajů mimo Evropskou unii (EU) ze zásady nedochází, protože jsme omezili místo uložení na datová centra v Evropské unii. Nemůžeme však vyloučit, že směrování údajů probíhá přes internetové servery, které se nacházejí mimo EU. Taková situace může nastat zejména v případě, že se účastníci „online schůzky“ nachází ve třetí zemi.
Data jsou však během přenosu přes internet šifrována, a tím chráněna před neoprávněným přístupem třetích stran.
7. Jsou osobní údaje předávány do třetích zemí?
Obvykle žádné údaje do třetích zemí nepředáváme. K předání dochází pouze v ojedinělých případech, a to výhradně na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně vydaného Evropskou komisí, standardních smluvních doložek, příslušných záruk nebo vašeho výslovného souhlasu.
8. Jaká jsou má práva týkající se ochrany osobních údajů?
Máte právo na přístup k údajům, jejich opravu, výmaz nebo omezení zpracování vašich uložených dat, právo vznést námitku proti zpracování, právo na přenositelnost údajů a právo podat stížnost podle požadavků Nařízení o ochraně osobních údajů.
Právo na přístup:
Můžete si od nás vyžádat informace o tom, zda a v jakém rozsahu zpracováváme vaše údaje.
Právo na opravu:
Pokud zpracováváme vaše údaje, které jsou neúplné nebo nesprávné, máte právo kdykoliv požádat o jejich opravu nebo doplnění.
Právo na výmaz:
Máte právo požádat o vymazání vašich osobních údajů, pokud je zpracováváme protiprávně nebo pokud jejich zpracování nepřiměřeně zasahuje do vašich oprávněných zájmů na ochranu. Upozorňujeme, že mohou existovat důvody bránící okamžitému výmazu, např. v případě zákonem stanovené povinnosti tyto údaje uchovávat.
Bez ohledu na to, zda právo na výmaz uplatníte, vymažeme vaše údaje neprodleně a kompletně v případě, že v tomto ohledu neexistuje žádná smluvní nebo zákonná povinnost údaje uchovávat.
Právo na omezení zpracování:
Jste oprávněni požádat o omezení zpracování vašich údajů, pokud
- zpochybníte správnost údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli správnost údajů ověřit.
- jsou údaje zpracovávány protiprávně, ale vy odmítnete výmaz a žádáte místo toho omezení jejich použití,
- údaje již nepotřebujeme pro zamýšlený účel, ale vy je požadujete, abyste mohli uplatnit nebo hájit svá práva, nebo
- jste vznesli námitku proti zpracování těchto údajů.
Právo na přenositelnost údajů:
Máte právo požádat o to, abychom vám předali vaše údaje, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a předat tyto údaje jinému správci, aniž bychom tomu bránili, pokud
- tyto údaje zpracováváme na základě odvolatelného souhlasu, který jste nám udělili za účelem plnění smlouvy, kterou jsme společně uzavřeli, a
- zpracování je prováděno pomocí automatizovaných postupů.
Je-li to technicky proveditelné, můžete po nás požadovat, abychom vaše údaje předali přímo jinému správci.
Právo vznést námitku:
Jestliže vaše údaje zpracováváme z oprávněného zájmu, máte právo vznést proti tomuto zpracování kdykoliv námitku; to platí také pro profilování založené na těchto ustanoveních. Vaše údaje pak nebudeme dále zpracovávat, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody pro zpracování, převažující nad vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo pokud zpracování slouží k uplatnění, výkonu nebo obhajobě právních nároků. Proti zpracování svých údajů pro účely přímého marketingu můžete kdykoliv vznést námitku bez uvedení důvodu.
Právo podat stížnost:
Domníváte-li se, že při zpracování vašich údajů jednáme v rozporu s německými nebo evropskými předpisy o ochraně osobních údajů, kontaktujte nás, abychom vám mohli objasnit případné otázky. Máte samozřejmě také právo obrátit se na příslušný dozorový úřad, tedy na příslušný státní úřad pro dohled nad ochranou osobních údajů.
Pokud budete chtít vůči nám uplatnit některé z výše uvedených práv, obraťte se na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě pochybností si můžeme vyžádat další informace k potvrzení vaší totožnosti.
9. Mám povinnost údaje poskytnout?
Zpracování vašich údajů je nezbytné pro uzavření nebo plnění vaší smlouvy s námi. Pokud nám tyto údaje neposkytnete, budeme muset uzavření smlouvy odmítnout nebo nebudeme moci plnit již uzavřenou smlouvu, a v důsledku toho ji budeme muset ukončit. Nejste však povinni udělit souhlas se zpracováním údajů, které nejsou pro plnění smlouvy nezbytné nebo zákonné.